Artiklid

22. veebr. 2016

Planeerimisvahendid

Keerukad majandusolud ja üha tihenev konkurents on toonud ilmsiks, kuivõrd oluline on tegutsemise paindlikkuse ja kiire muutumisvõime ettevõtte edule. Lisaks ettevõtte tegevuse eesmärgistamisele, on vajalik pidev ülevaade olukorrast – kui kaugele on eesmärkide täitmisega jõutud. Mida kiiremini ja täpsemalt laekub informatsioon kõrvalekalletest planeeritud teekonnalt, seda efektiivsemaid otsuseid ebasoovitavate tulemuste vältimiseks suudetakse teha.

Üks paremaid eesmärgistamise toiminguid ettevõtetes on planeerimiseprotsess, millele sagedasti küll liialt vähe tähelepanu pööratakse. Üheks põhjuseks on asjaolu, et efektiivse planeerimistoimingu väljatöötamine võib kujuneda üsna suureks väljakutseks. Oluline on vältida planeerimise kujunemist ettevõtte põhitegevuseks; planeerimine peaks olema vahend põhitöökohustustega toimetuleku jälgimiseks.

Mida pikemalt ja täpsemini suudab ettevõte enda tegevust ette prognoosida, seda tulemuslikumad on igapäevased otsused. Johtuvalt väliskeskkonna tingimuste muutlikkusest, on pikaajaliste plaanide koostamine keerukas ning sageli esineb ettenägematuid asjaolusid. Ettenägematus võib tekitada segadust ja viia arvamuseni, et plaanide koostamine on ilmselgelt võimatu, kuid just ebastabiilsetel aegadel on plaanide tegemine oluline, sest muudab olukorra selgemaks. Võrreldes stabiilse turuoluga, tuleb ebamäärastel aegadel otsuseid langetada kiiremini. Kui puuduvad efektiivsed süsteemid informatsiooni kogumiseks, on hetkeseisundi kiire hindamine andmete puudulikkuse tõttu raskendatud ning infosulus tehtud otsused ebatäpsed.

Planeerimisandmete viimine andmelattu võimaldab ettevõtel planeerimisprotsessi lihtsamini ning efektiivsemalt jälgida ja juhtida. Standardsete töövahendite loomisel kaob vajadus keerukate Exceli vormide ettevalmistamiseks ning finantsosakond pääseb kohustusest vastutuskeskuste poolt koostatud tabelid ühtseks eelarveks kokku sobitada. Mitmete toimingute automatiseerimine ning standardiseerimine vähendab võimalike vigade hulka ning hõlbustab nende leidmist. Tänu ühtselt salvestatud andmetele hõlbustub ka võrdluste ning analüüside teostamine.

Plaanide jälgmine ning korrigeerimine muutub vastutuskeskustele harjumuslikuks ja hõlpsaks toiminguks. Väheneb eelarvejuhtide poolt tehtava ettevalmistus- ja järeltöö hulk ning aegamööda ka vajadus vastutuskeskust pidevalt nii tehnilistes kui ka sisulistes küsimustes nõustada. Seetõttu kujuneb planeerimisest pigem igapäevast tööd toetav protsess kui kord aastas pidulikult koostatav dokument, mille täitmist sagedasti üsnagi võimatuks peetakse.

PlanningForm1