Artiklid

28. märts 2016

Juhtimise infosüsteemid, andmelaod ja ärianalüüs? Milleks?

Ettevõte lähtub enda tegevuses tippjuhtkonna nägemusest. Tippjuhtkonna nägemuse töötajatele edastamiseks koostatakse strateegia. Strateegias sõnastatakse eesmärgid, mille nimel iga ettevõtte osa peab töötama. Selle tulemusena pannakse paika igapäevatööde prioriteedi. Tegevus ei aita kaasa strateegiliste eesmärkide täitmisel, järelikult on teisejärguline.

Kui sõnastatud on starteegi on iga valdkonnajuhi eesmärk õigel momendil võimalikult häid otsuseid langetades eesmärgi poole suunduda. Heade otsuste langetamise tõenäousus on seda suurem, mida rohkem on otsustajal kvaliteetset informatsiooni.

Juhtimisteooriatest on meile tuttav planeerimise ja kontrolli tsükkel (planeeri-tegutse-kontrolli-korrigeeri) ning räägitakse kuivõrd oluline on tegevusi eesmärgistada ja eesmärkide täitmist kontrollida. Peale koolitust või koolitunde saabub aga moment, kus teooria tuleb praktikas tööle panna. Enne aga kui juht saab asuda otsuseid langetama, eesmärke seadma ja tulemusi kontrollima, seisab ta silmitsi küsimusega “Kuidas saada vajalik alginformatsioon? „. Vaja on andmeid, mis aitaksid sõnastada eesmärke ning hinnata tänast olukorda. Järgnevalt mõned enamlevinud põhjused, miks on raske saada vajalikku informatsiooni:

  • Tihtilugu on ettevõttel mitmeid erinevaid süsteeme, kus algandmeid hoitakse

Seda nii ühe valdkonna piires ( tütarettevõtted kasutavad erinevaid kassaprogramme), kuid ka ettevõtte siseselt (näiteks arvestatakse palka ühes, raamatupidamist ja müügiarveid kajastatakse teises ning kliendisuhtlust jälgitakse hoopis kolmandas süsteemis).

  • Puudub üks inimene, kes mõistaks kõikide kasutuses olevate süsteemide toimimist

Koondpildi saamiseks on vaja läbi käia mitme erineva spetsialisti laua tagant. Kui andmed lõpuks kokku panna, selgub, et väljavõtted on tehtud erinevatel alustel.

  • Erinevad süsteemid kasutavad erinevat terminoloogiat

Milline peaks olema kontoplaan, mis kõik kokku võtab?

Kuidas koondada sama klient erinevatest süsteemidest?

Milliseid tooteid erinevad harud müüvad, kui tootenimistud on igaühel erinevalt kirjeldatud?

  • Raskendatud on erinevate perioodide omavaheline võrdlemine

Selleks, et mõista olukorda on vaja võrdlusbaasi – näiteks eelnenud perioode. Aegridade pärimine süsteemidest on sageli vaevaline ja käsitööd nõudev protsess. Lootusetuks kujuneb olukord kui vahepeal on toimunud programmi vahetus ja oleks vaja andmeid saada ka eelmisest süsteemist.

  • Kui andmed lõpuks saada õnnestub on rakse hinnata nende kvaliteeti

Kõik me oleme mänginud katkise telefoni mängu – mida rohkem on vahelülisid seda suurema tõenäosusega jõuab ahela teise otsa moonutatud informatsioon. Mõni reeglile allumatu rida, mis andmete korrastamisel ära kustutatakse või kogemata välja jääb võib tulemused hoopis teiseks muuta.

  • Erinevate asjaosaliste poolt arvutatud samad näitajad on erinevad

Klassikaline olukord, kus vaadatakse sama nimetusega näitajat, kuid jõutakse erinevale tulemusele. Tavaliselt tingitud valemite ja metoodika erinevustest. Kuidas kontrollida? Millist numbrit usaldada?

Kindlasti ei ole olemas üht võlurohtu, et päeva pealt kõikidest nendest muredest lahti saada. Kuid eelnevalt toodud kitsaskohad on sageli põhjuseks miks juhid hakkavad huvi tundma andmeladude, ärianalüüsi ja äriintelligentsete lahenduste vastu. Andmete koondamine, puhastamine, korrastamine ja süstemaatiline hoiustamine on andmelao põhilised funktsioonid. Andmelaole ehitatakse tavaliselt juurde ka ärianalüüsi lahendus – aruanded ja „Dashboardid“, mis võimaldavad andmeid „ilusti“, hästi loetavalt ning kasutaja mugavalt esitleda ja jälgida.

Klassikaline juhtimise infosüsteemi – (Business Intelligence) lahendus koosneb järgnevatest komponentidest:

  1. Andmeladu:
    1. Andmed kogutakse kokku erinevatest süsteemidest
    2. Andmed korrastatakse ja süstematiseeritakse
    3. Andmed hoiustatakse
  2. Ärianalüüsi vahend:
    1. defineeritakse võtmetegevusnäitajad ja metoodikad nende leidmiseks
    2. Koostatakse vajalikud aruanded ja dashboardid

 

Häid mõtteid samal teemal:

http://danlinstedt.com/allposts/datavaultcat/why-when-data-warehousing-is-it-relevant/

http://www.jamesserra.com/archive/2013/07/why-you-need-a-data-warehouse/

http://www.smartdatacollective.com/brett-stupakevich/38936/top-five-benefits-data-warehouse